Implementatie van Promptus in uw organisatie
Een gemiddelde Promptusimplementatie is een kort traject. Maar ook bij het invoeren van Promptus in uw organisatie is er natuurlijk nog wel wat werk te doen. Om zo snel mogelijk en zo optimaal mogelijk gebruik te maken van uw investering is het verstandig volgens een standaard implementatiemethodiek te werk te gaan. Onderstaande stappen komen bij elke implementatie weer bovendrijven. U kunt ze allemaal zelfstandig uitvoeren, maar bij elke stap kunnen wij u desgewenst ook ondersteunen.
Inventariseren / vooronderzoek
Dit is de fase waarin wordt vastgesteld op welke manier u de software gaat gebruiken. Het zou helemaal geen kwaad kunnen om in een workshop of een (paar) gesprek(ken) te bepalen waar precies uw wensen liggen.
Opstellen implementatieplan
Alle aspecten van de implementatie worden beschreven in een kort plan van aanpak. Bovendien wordt hier de planning van het project vastgesteld. Ook worden de medewerkers van uw administratie die betrokken zullen zijn bij de implementatie benoemd. Al met al geen dik pak papier maar wel enkele belangrijke pagina’s.
Installatie software op het netwerk
In overleg en samenwerking met de IT afdeling van uw organisatie wordt de installatie op het netwerk verzorgd. Tevens wordt vastgesteld en gedocumenteerd hoe de back-up procedures zijn ingericht.
Inrichten stambestanden
In overleg met uw medewerkers wordt bepaald hoe Promptus dient te worden ingericht. Vragen die bijvoorbeeld aan de orde komen zijn hoe de rechtenstructuur kan worden opgezet en gebruikt, en hoe de vele stambestanden gebruikt kunnen worden.
Conversie oude bestanden en koppelingen met externe systemen (optioneel)
Indien een conversie van bestaande data plaatsvindt of een koppeling met een extern systeem tot stand moet worden gebracht, worden hierover afspraken gemaakt. Vervolgens wordt een en ander uitgevoerd, getest en volgt uiteindelijk een definitieve overstap en/of koppeling.
Aanpassen sjablonen / templates
Promptus maakt gebruik van verschillende Microsoft Office sjablonen (Word, Excel, Outlook). Deze dienen te worden aangemaakt en aangepast aan de huisstijl van uw organisatie. Dit kunt u vanzelfsprekend zelf doen, maar indien de tijd en/of de expertise ontbreekt kunnen wij daarbij helpen. Dit onderdeel wordt in ieder geval opgenomen in het plan van aanpak.
Bouwen rapportages en overzichten
Promptus kent vele standaard overzichten. Tijdens de implementatie wordt duidelijk of het gewenst is nieuwe overzichten en rapportages te bouwen. Met behulp van de QueryBuilder kunt u zelf rapporten bouwen die niet standaard worden meegeleverd. Vaak is het efficiënt om dit te laten uitvoeren door ons.
Trainen van medewerkers
Training van medewerkers is essentieel voor optimaal gebruik van software. Wij stellen een trainingsplan samen voor uw medewerkers als onderdeel van het implementatieplan. Training kan verzorgd worden bij U in huis of bij Promptus in Zeist.
Acceptatie en nazorg
Tijdens deze fase wordt de implementatie overgedragen aan uw organisatie op basis van tevredenheid. In de nazorgfase blijft de gratis helpdesk van Promptus Cursussoftware BV natuurlijk het eerst aangewezen contact voor verdere ondersteuning en het beantwoorden van vragen.
Kwaliteit
Een consultant zal 1 uur per dag besteden aan het opstellen van een bezoekverslag. Hierin wordt duidelijk wat er precies is gedaan die dag en worden afspraken over bijvoorbeeld de inrichting gedocumenteerd. Dit is zowel voor uw organisatie als ook voor Promptus een belangrijk handvat.
|
|